Participants of approved projects of the Erasmus+ Youth and European Solidarity Corps programmes have the right to receive recognition for their participation and learning in the projects. The Youthpass certificate is the instrument that has been developed for this purpose.
The certificates are issued by the organisation or a youth worker/leader involved in the project. Depending on the type of the project this role can be taken by a group leader, coach, mentor, trainer or a team member. To produce Youthpass certificates, please follow the step by step instructions below, guiding you through the production process.
Stap 1: Registreer je voor Youthpass
Registreer je op de Youthpass-website en vul je persoonlijke gegevens in. Na registratie wordt het wachtwoord per e-mail naar je verzonden. Wijzig bij je eerste bezoek je wachtwoord via de link 'Bewerk je persoonlijke gegevens'.
Om certificaten te kunnen aanmaken, moet je ook je organisatiegegevens invoeren. Je kunt dit doen zodra je inlogt op je account en klikt op de link ‘Beheer je organisaties’. Zorg ervoor dat de informatie correct is ingevuld, want de informatie over de organisatie zal ook worden weergegeven op het Youthpass-certificaat. Als je certificaten gaat aanmaken namens een andere organisatie, kun je de andere organisatie in een later stadium toevoegen aan je account.
Let op: je kunt maar één logo-afbeelding per organisatie uploaden.
Stap 2: Vul projectgegevens in
Geef, na het invoeren van je projectsubsidienummer, de details van je goedgekeurde project. Zorg ervoor dat de gegevens correct zijn ingevuld en controleer op typefouten, want deze informatie wordt weergegeven op de certificaten.
Stap 3: Projectactiviteiten invoeren
Voer de activiteit(en) van je project in. Je project kan slechts één activiteit omvatten (zoals een jongerenuitwisseling) of meerdere activiteiten (zoals een voorbereidend bezoek en een jongerenuitwisseling). Je kunt naar wens nieuwe activiteiten blijven toevoegen (en de relevante activiteitgegevens invoeren/bewerken) voor je project. Let er echter wel op dat je alleen activiteiten toevoegt die relevant zijn voor de personen voor wie je certificaten wilt aanmaken (bijvoorbeeld een voorbereidend bezoek waaraan de deelnemers hebben deelgenomen kan relevant zijn, terwijl een voorbereidende bijeenkomst van partners niet relevant is). Let erop dat je de juiste informatie invoert en houd de informatie beknopt, omdat deze informatie op de certificaten kan worden weergegeven.
Belangrijk: Als het certificaat slechts voor één activiteit wordt afgegeven, overschrijft de informatie die je invoert in de velden “Titel activiteit” en “Beschrijving activiteit” de informatie die je hebt ingevoerd in de projectgegevens (in de velden “Project titel” en “Projectbeschrijving”).
Stap 4: Individuen invoeren
Geef de details van de individuen in je project. Je moet kiezen of een bepaald individu voor wie je certificaten aanmaakt een deelnemer of een teamlid was. Deze keuze kan van invloed zijn op het competentiekader dat wordt aangeboden om de leerresultaten te beschrijven.
Zorg ervoor dat de gegevens correct zijn ingevuld en controleer op typefouten, want deze informatie wordt weergegeven op de certificaten.
De volgende tips kunnen handig zijn:
Je kunt een spreadsheet uploaden met de gegevens van alle personen, in plaats van de gegevens één voor één in te voeren. De spreadsheet moet aan de volgende minimumcriteria voldoen: 1) De eerste rij van de tabel bevat koppen voor de kolommen; 2) Elke volgende rij vertegenwoordigt één individu; 3) De minimale gegevens die je uit het bestand moet uploaden zijn de voor- en achternaam van de individuen, in afzonderlijke kolommen. We raden je echter aan om ook het land van verblijf en het e-mailadres te uploaden, zodat je dit later niet handmatig hoeft te doen.
Je kunt de deelnemers uitnodigen om hun eigen gegevens in te voeren of te bewerken en hun zelfevaluatie te schrijven. Als je een automatische uitnodiging naar de deelnemers wilt sturen, moet je ervoor zorgen dat je hun e-mailadressen hebt ingevoerd.
Stap 5: Certificaten valideren en aanmaken
Gelieve de certificaten te valideren door de plaats en datum van ondertekening op te geven, evenals de volledige naam van de vertegenwoordiger van jouw organisatie die het certificaat ondertekent.
De certificaten worden gegenereerd als een pdf-bestand. Om het bestand te openen, heb je Adobe Reader nodig. Je kunt download het gratis door hier te klikken of op het pictogram aan de rechterkant. Nadat de certificaten zijn gegenereerd, zijn ze klaar om te worden afgedrukt en ondertekend.
Goed om te weten
The technical tool for producing Youthpass is designed in a way that permits you to prepare the certificates before your activity starts: you can fill in a large part of the requested information that is known already (e.g. project details, activity details, individuals' details, etc.) and save it. This way you can gain some time and better focus on the descriptions of the learning outcomes during and at the end of the project.
If you would like to work on your project with several people, you have the possibility to add them as editors. You can also enable YANS - Youthpass Automatic Notification System - for your project and keep up-to-date with your Youthpass-related tasks.
We hope you will enjoy working on Youthpass! For Step 1: Sign up now - please click here.